sexta-feira, 17 de outubro de 2008

Reorganizar com eficácia

Ouve-se falar com frequência na necessidade de reformar, remodelar, reorganizar sistemas, serviços e empresas, com vista a eliminar apêndices parasitas que prejudicam a operacionalidade assente na simplicidade, flexibilidade, rapidez de funcionamento e baixo custo.

Agora chega a notícia de que os líderes da UE estão determinados na reforma fundamental do sistema financeiro mundial a fim de impedir novas crises globais. A pontaria está a ser preparada para mais e melhor regulação, supervisão e transparência, nos mercados financeiros internacionais.

Este assunto sugere várias reflexões que esquematicamente se abordam a seguir, sem preocupação de exaustão.

As reorganizações não são feitas eficazmente pelos próprios funcionários ou dirigentes. Qualquer empresa, qualquer organização, precisa de ser analisada, ter avaliados os seus circuitos burocráticos, as suas tarefas, olhar para os seus produtos em termos de qualidade e preços, a forma como são atendidos os clientes ou utentes, etc.

Porém, dizem os entendidos que nenhuma instituição tem possibilidades reais e suficientes para se reformar, porque existem nela forças conservadoras, tradicionais, preconceituosas que temem a mudança e se opõem a qualquer alteração, por mais pequena que seja. E como, com o tempo, as pessoas foram acumulando actos inúteis, circuitos empasteladores da comunicação, burocracia prejudicial aos verdadeiros objectivos da instituição, há que esperar tal reacção, pois, em resultado da reorganização, tudo será simplificado, tornado mais produtivo e o pessoal reduzido.

Daí, conclui-se que uma reforma eficaz só é conseguida com a colaboração de uma empresa estranha, especializada na análise de circuitos e de tarefas, por forma a eliminar tudo o que for supérfluo e parasitário e a aprimorar o funcionamento da organização resultante com tarefas bem definidas, dependências claras, e linhas eficientes de colaboração, cooperação e tomada de decisão.

6 comentários:

Luis disse...

Como é dito no artigo há Empresas especialmente destinadas a executar esses trabalhos de restruturação e reorganização.
Mas, infelizmente, continuamos a querer fazer essas acções com a "prata da casa" o que por norma em vez de serem simplificados os sistemas, com as reformas assim efectuadas agravam-se ainda mais as situações existentes. Não sabemos aprender com quem nos pode ajudar...... é tudo feito no "joelho"!!!!!

A. João Soares disse...

Caro Amigo Luís,
Quando a reorganização é feita com a prata da casa, mantém-se a quantidade de parasitas entregues a acções desnecessárias. Mas não é melhor quando o assunto é entregue a gabinetes de advogados amigos do Governo - são referidos três ou quatro - contratados para defenderem uma solução inspirada que o Governo lhes apresenta, 'a priori'.
Repara como a GNR tem hoje uma dúzia de generais quando há 20 anos tinha apenas dois para a mesma missão! Claro que aumentou a burocracia, a confusão de circuitos, de tarefas e de decisões, com menor percentagem de pessoal operacional. Casos que eram resolvidos pelo cabo comandante de posto, hoje têm de ir aos escalões superiores. Casos que eram decididos nos distritos pelos comandantes de batalhão hoje terão de subir ao Comando Geral, onde estagiam nas secretárias dos seus assessores até que...
Reduz-se a operacionalidade e a eficiência do cumprimento da missão e aumenta-se a burocracia com as consequentes tentações das «atenções» para abreviar ou ultrapassar, a que costumam chamar corrupção.
Uma organização, para ser eficiente, deve ser simples e económica, tanto na quantidade de pessoal, como nos circuitos e na definição das tarefas.
Pensa na insensatez de o Exército transferir o Comando do Pessoal para o Porto e o da Instrução para Évora, complicando os contactos, o funcionamento, só com a intenção de manter os palácios na sua posse!!!
E porque lhes chamam comandos quando, em tempos do Ultramar, com muitos milhares em serviço, eram apenas Direcções de Serviços? Só para arranjar lugar para mais generais!!!
Este comentário serve para os militares pensarem bem naquilo que têm em casa antes de olharem para os outros. Já vai longe o tempo em que a organização militar era um exemplo a seguir. Desculpa se ofendo os teus brios de militar.
Abraço
João

Anónimo disse...

«uma reforma eficaz só é conseguida com a colaboração de uma empresa estranha»
Isto não sucedeu com GNR como sabe tão bem ou melhor do que eu.
Foram dois estudos caríssimos pagos a duas empresas externas.
Mas como estamos em Portugal, tinha de vir ao de cima um certo gene português.
O da proximidade do comandante com o PM e o do espírito da corporaçãozinha.
Para fazer dar a volta a um módico de honestidade e seriedade.
Escrito antes de ter lido o post anterior do JS, que afinal já tinha referido o mesmo.
Que fazer?
Esta tarde, na manifestação na baixa, ia dizendo a alguns: mobilizar os eleitores, fazer desviar o voto do BCN (bloco central de negócios). Deposità-los à esquerda ou à direita.
Abraço
BM

A. João Soares disse...

Caro BM,
Não sei se cá há empresas competentes para tais serviços. Como em tempos aqui referi, aprendi estas «teorias» com o Engenheiro Pierre Sadoc, francês, então director do CEGOS de Paris, num «Curso Superior de Management» organizado pelo INII, Instituto Nacional de Investigação Industrial, em 1971-1972. Relatou um caso concreto passado numa empresa em que tinha um sobrinho que ele lá colocara, pela amizade de um Administrador, a Aquitaine. A reorganização foi feita por uma empresa americana, que actuou com muito rigor e sem sofrer pressões. O resultado foi o despedimento de cerca de metade do pessoal e do substancial aumento de salário dos que ficaram.
Santos da casa ou com reverência para os interessados, como deve ter sido o caso que refere,
Abraço
João

Luis disse...

Caríssimo João,
A organização militar "já era", pois ela própria já enferma dos males gerais que nos afectam!
Quando falava de Empresas para os estudos de reorganização do País pensava em Empresas capazes de o fazer através de auditorias a todas as acções e sistemas existentes no sentido de as aperfeiçoar simplificando-as e dando-lhes flexibilidade e entrosando-as entre si. Nada do que se tem feito pois, como dizes e bem, tudo quanto se tem feito só tem agravado o que estava mal....

A. João Soares disse...

Caro Luís,
A propósito da organização militar, era geralmente aceite que as melhores organizações eram a Igreja e a Instituição militar. Não resisto a deixar aqui uma história contada como verídica, mas que tem toda a lógica.
Quando MacNamara assumiu o caro de Secretário da Defesa dos EUA, quiz marcar a sua posição com uma reorganização das Forças Armadas que fosse um exemplo para o futuro. Chamou o almirante chefe do seu gabinete e disse que queria um plano de reestruturação com vista a maior operacionalidade, simplicidade de organização e economia de recursos, no prazo de dois meses.
O Almirante que não estava habituado a tais incumbências, reuniu os seus colaboradores mais directos e, democraticamente, discutiram as linhas que deviam seguir em tal estudo. Ficaram todos baralhados, por estarem habituados a seguir os regulamentos existentes sem pensarem em melhorá-los.
Até que um jovem tenente-coronel lembrou que o MacNamara veio da General Motors e tinha lá um sistema muito elogiado por todos os teóricos de organização. O Almirante aplaudiu a ideia, mandou um dos oficiais à General Motors pedir uma colecção dos seus manuais. Depois foi uma azáfama a adaptar tais «vademecuns» à instituição castrense e, no fim do prazo, o Almirante, muito vaidoso com o trabalho feito, apresentou uns novos manuais para aplicação nas Forças Armadas do futuro.
MacNamara viu o índice, folheou por alto e disse, com irritação, que aquilo era zero.
O Almirante fulminado por tal reacção imediata, acabou por balbuciar em sua defesa que como ele tinha deixado uma obra brilhante na General Motors pensaram que ele queria imprimir a mesma dinâmica nas FA que tanto êxito obtivera na GM.
O MacNamara explicou a sua ira: é que a General Motors decalcou os seus regulamentos nos manuais militares e esperava que agora estes apresentassem inovações notáveis que merecessem ser seguidas.
Caro Luís, tudo fenece, e as organizações, mesmo que exemplares, não podem adormecer e cristalizar, mas precisam de se autocriticarem, se reformarem, inovarem e modernizarem, para combater a obsolescência, eliminar obesidades doentias que geram amolecimento nos caracteres e na operacionalidade.
Além da atenção permanente para simplificar e tornar mais eficientes, tem de haver periodicamente grandes reorganizações, por técnicos profissionais, impolutos e não influenciáveis por pressões de interesses pessoais.
Existe muita gente que nada faz de útil e que se sente na necessidade de justificar a sua existência a fazer inutilidades que acabam por ser consideradas indispensáveis.
Talvez um dia me decida a contar aqui uma experiência que vivi em 1977, numa equipa que à minha chegada tinha 5 pessoas, que passados dois meses ficou com duas, uma delas, praticamente em part-time, e passados pouco mais três meses, fiquei sozinho. Tive que reorganizar o trabalho , definindo, para mim próprio, prioridades e, durante os mais de sete meses que se seguiram, ninguém me perguntou nada acerca dos 60% de papeis que diariamente arquivava sem qualquer acção.
Eram as tais inutilidades que vinham sendo criadas por pessoal desnecessário.
Um abraço
João